Wer viel reist, kennt das Problem: Der Post-Berg wächst. Nicht nur der aus Briefen, die auf herkömmliche Weise von der Gelben Post gebracht werden, sondern auch der der elektronischen Briefe. Viele der rund sechs Millionen Deutschen, die privat oder geschäftlich viel auf Reisen sind, lassen sich ihre Post aufwendig nachschicken – und verpassen dennoch wichtige Termine.
Wer viel reist, kennt das Problem: Der Post-Berg wächst. Nicht nur der aus Briefen, die auf herkömmliche Weise von der Gelben Post gebracht werden, sondern auch der der elektronischen Briefe. Viele der rund sechs Millionen Deutschen, die privat oder geschäftlich viel auf Reisen sind, lassen sich ihre Post aufwendig nachschicken – und verpassen dennoch wichtige Termine. Kein Wunder, dass der Markt der Dienstleister wächst, die helfen wollen, die Post-Berge abzubauen.
Sie heißen Caya oder Condecco, Digitalkasten, Dropscan, Movinga, myDropmail oder SubmitBox – fast zwei Dutzend Anbieter tummeln sich auf dem Markt der Digitalisierung von Briefpost. Die meisten ähneln sich in ihrer Arbeitsweise: Sie werden vom Reisenden beauftragt und informieren die Deutsche Post per Nachsendeauftrag, dass ihre Briefe für die zwei, vier oder sechs Monate der Abwesenheit beim Dienstleister abgegeben werden. Der scannt die Schriftstücke und sendet sie dem Kunden innerhalb weniger Stunden als pdf-Datei via E-Mail-Account oder App zu.
Der Vorteil: Der Reisende muss nicht ständig jemanden bitten, den Briefkasten regelmäßig zu leeren und wichtige Korrespondenz zu öffnen oder nachzusenden, damit man keine Fristen versäumt. Stattdessen kann er von unterwegs aus über sein Smartphone selbst reagieren, wenn er es für notwendig hält – vom Strand auf Mallorca, von der Lodge in Südafrika oder vom Hafen in Piräus aus.
Die Postscan-Services erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Selbst die Deutsche Post fährt mit auf dem Zug. Ihre digitale Ergänzung zum Briefkasten an der Haustür heißt E-Postscan und kostet 24,99 Euro pro Monat. Alle Originale werden verwahrt und nach der Rückkehr von der Reise auf die analoge Weise ausgeliefert. Zum Vergleich: Die im vergangenen Jahr gegründete Firma Digitalkasten erhebt von Privatpersonen eine monatliche Gebühr von 20 Euro. Darin enthalten ist zwar die unbegrenzte Digitalisierung der Post, wer die Originale aber länger als 30 Tage im Safe archivieren möchte, muss 50 Cent pro Brief und Monat extra berappen. Will der Kunde die Originale haben, zahlt er für jede bis zu 15 Dokumente umfassende Sammelsendung 2,50 Euro plus Versandkosten.
Das Kölner Startup Evy Solutions geht mit seiner App Companion einen Schritt weiter als andere Anbieter: Neben der täglichen Post, die spätestens 24 Stunden nach Eingang aufbereitet in der App zur Verfügung steht, fließen auch E-Mails inklusive PDF-Anhängen in den mobilen Assistenten ein. Damit kann die gesamte Post – unabhängig von der Quelle – zentral verwaltet werden. Evy nutzt dafür eine im eigenen Haus entwickelte künstliche Intelligenz. Sie wertet die Inhalte sämtlicher Dokumente aus, verschlagwortet sie und gibt dem Nutzer Handlungsempfehlungen.
Wichtige Termine und Fristen werden erkannt und in den persönlichen Kalender übernommen. Benachrichtigungen (per Push-Funktion oder SMS) halten über wichtige Ereignisse und Vorgänge auf dem Laufenden. Michael Vogel, einer der beiden Firmengründer, ist auf diese Idee gekommen, als er als selbständiger Unternehmensberater es leid war, bei Zwischenstopps im Büro Berg an Briefpost durchzugehen, „um festzustellen, dass die Hälfte Werbung war und ich wichtige Termine verpasst hatte“. Vogel betont, dass durch das Scannen allein der Dokumentenberg lediglich digitalisiert wird, „Nutzer aber weiterhin jedes Dokument öffnen, auf Relevanz prüfen und bearbeiten muss“. Der
Software-Experte Arian Storch entwickelte die neue App für Android Geräte und Apples iOS. Wichtig: Die digitalisierten Dokumente werden mit modernen Verschlüsselungstechniken verarbeitet. Gespeichert werden sie direkt in der App und stehen damit – anders als bei den reinen Scan-Diensten – auch ohne Internet zur Verfügung. Die Preise beginnen bei zehn Euro im Monat. Für monatlich 20 Euro gibt es eine Flatrate für die gesamte Briefpost. Demnächst soll es auch eine Bezahlfunktion geben. Dann kann der Reisende Rechnungen direkt via App bezahlen – und anschließend an seinen Steuerberater weiterleiten.
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